こんにちは！

おーじんじ（OH人事）です。

企業に勤めていると必ず出会うであろうものに「稟議書」があります。

とにかく企業では稟議を通して決裁をもらわなければ仕事が進みません。

今回はそんな稟議書の使いやすいフォーマットと記載例の例文をご紹介します。

稟議書を書けと言われてフォーマットがなくお困りの方、どうやって書いたらいいか教えてもらえない方はもちろん、後輩に稟議書の書き方を教えるのに困っている方など、とにかく稟議書についてお悩みの方に読んでもらえれば嬉しいです。

使いやすいシンプルな稟議書のフォーマットも無料で配布しております。
登録など不要ですので、是非お役立て下さい。詳細は下に↓

そもそも稟議書とは？

稟議書とは企業で高額なものを購入したり新たなサービスを導入、新規に取り引きを開始するなど大きな決断をする際に決裁をするための書類です。

決裁者である上司や役員などの経営者が正しい判断が出来るように作成します。

特に必須と言われる項目としては

　1.件名（タイトル）

　2.内容

　3.費用

　4.効果（リターン）

　5.リスク

以上の情報は最低限記載していないと決済され難くなるでしょう。

使いやすい稟議書フォーマット

以下におーじんじが使いやすいフォーマットを作成しました。

会社に所定のフォーマットがあればそれを使ってもらえれば良いですがない場合もあります。それぞれが別々のフォーマットを使うことも悪くはないですが決裁者も混乱しますのでフォーマットは統一したほうが良いです。

もちろんフォーマットなので使われる方が合うよう加工してお使いください。

◆使い方　

以下のURLをクリック

↓

稟議書フォーマット

①メニューダウンロード⇒PDFでご自身のPCに保存する。

↓

印刷して書き込んで使用する。

②稟議書をマイドライブにコピーして編集して使用する

↓

稟議書の内容をGoogleドキュメントで編集しPDF化してメールに添付して提出

※注意：フォーマットは閲覧専用ですので、必ずご自身のマイドライブにコピーして使用してください。

例1　新規取引の開始

ここでは新規取引をするときに気をつけるポイントや事前に調べておくべき内容を記載します。

■例

件名：〇〇株式会社との新規取引の件

内容：□□というサービスを展開している〇〇株式会社と新規取引を開始したい。　

　　　○○株式会社は２０○○年創業し□□というサービスにより急成長した会社である。

　　　業界大手の△△株式会社とも取引があり、直近の決算書から財務状況も良好である。

費用：年間売上見込み　〇〇万円

リスク：ベンチャー企業のため与信のリスクはあるが、決算状況からも大きなリスクとはならない。なお、財務状況については経理でも確認済みである。

※ポイント

新規取引で重要なポイントは与信管理です。

いくら物（サービス）を売っても相手方が倒産すれば債権を回収できません。会社規模、上場/非上場、主な取引先などしっかりした基盤のある会社であるかを記載することが重要になります。

与信管理については外部に委託して調査する場合もありますし決算書などで確認する場合もあります。また決算書類については自部門のみならず他部門（経理など）や外部委託し確認をしていると信用度が高まります。

例2　備品購入

続いて備品を購入する際の稟議のポイントです。

■例

件名：新規PC〇〇の購入の件

内容：現在使用しているPCのスペックであると作業効率が悪く生産性が上がらないため、新規PCを購入したい。PCについては導入から◯年経ち、故障頻度も増えてきている。現在のPCの保守期限も２０〇〇年に切れる見込みである。

費用：合計〇〇万円（１台◯万円）

　　　同スペックの他社製よりも安価な本製品を選定しました。

効果：CPUの処理速度向上（約◯％）による作業効率のアップ、従来品よりも軽量（◯グラム）することで持ち運びが容易になる。

※ポイント

備品購入では（１）費用対効果（２）必要性がキーワードとなります。

まず費用対効果ですが会社としては購入することで単純にお金が出ていくだけですので今よりもどのように良くなるのかとの天秤にかけることになります。

効果についても数値化することで決裁者が理解しやすくなります。

ただし専門的なことを書いても理解を得ることは難しいため、カタログに書いてある内容で十分です。

また必要性についても重要です。

故障してしまったので買わなければならないなどの理由があればその必要性を記載しましょう。壊れても何とかなっているのに元々あったので買いますと言われてはその必要性を読み取ることが出来ません。

最後に費用については相見積もりを取るなどし価格の妥当性についても記載しておくと良いでしょう。

まとめ

今回はおーじんじが作成した稟議書フォーマットと実際に稟議をするときの例文についてま紹介しています。

添付しているフォーマットを使えば最低限の情報は記載するようになっていますので稟議の形は作ることが出来ます。

あとは案件ごとに書くポイントを押さえましょう。

今回紹介した例の案件でおーじんじ的、稟議書を書くときのポイントをまとめると

・新規取引では与信管理が大事（時には第三者の意見を取り入れる）

・備品購入では効果を数値化（ただし専門的すぎないもので）

ポイントを押さえて仕事をスムーズに出来るようになると嬉しいですし、稟議がうまくいって評価をされれば仕事のやりがいにも繋がりますよね。