プロジェクトを立ち上げ、軌道に乗せるには一つ一つの業務を効率化することが必須です。

ただし実際は膨大なタスクはあるものの、時間と労力は限られていてそこまで回らないなんてことでお困りではないでしょうか？

今やインターネットで検索をすれば、業務効率化の方法が沢山調べられますが実際どのようなケースで使えるものかよく分からないです。

そこで今回は実際が業務効率化をした経験から業務効率化のポイントをお話しします。

簡単に私の経歴をお話しますと企業人事を７年ほど経験しております。

実際に企業で行ってきたことですので少しでも取り入れていただければ幸いです。

先ず何をすれば良いの？

業務の必要性を考える

最初に行わなければいけないことはその業務の中身を考えることです。

時間が無いときは特に「作業しなければ」、「終わらせなければ」ということで頭が一杯になってしまうものです。

そんなときは次のことを考えてみてください

・本当にその業務が意味のあるものなのか？

・何の業務と関係しているのか？

・ムダな作業となっていないか？

思いついたことをやらなくするだけで不要な業務が削減されるはずです。

私自身が会議の資料作成を引き継いだ際、言われたまま全ての資料を作成し会議に参加しましたが実際は使用しなかったという事がありました。過去からの流れで何となく作っているような資料があれば削減し、本当に必要な資料について精度を上げていくほうが当然効率化に繋がります。

何となく作ることが仕事ではなく、どのように使うかを意識するとムダが見つけやすいです。

ムダを排除するために個人的にオススメなのは｢トヨタ式のムダ取り改善｣です。

私自身がメーカーで働いていることもありますがそれ以外の職種でも考え方は踏襲できます。さすが世界のトヨタと感じますので是非試してみてください

優先度を考える

ムダな業務がなくなった後は優先度を考えます。

一つ一つの作業ボリュームは異なりますから簡単なものから先にして苦手なことを後回すると後で大変な思いをします。

具体的に優先度を出すため業務を４パターンに分類してみてください。

１．重要度高い、緊急性高い

２．重要度高い、緊急性低い

３．重要度低い、緊急性高い

４．重要度低い、緊急性低い

１から４の順番で優先度が高くなります。

気をつけなければならないのは２の重要度が高く、緊急度が低い業務です。

時に３の業務と入れ替わってしまいがちなのですが元々の重要度が高いものであるため常に意識するようにしましょう。納期が遅れたり、ミスが起きた場合に影響度が高く信頼・信用を大きく失うことになります。

また優先度をつけるためには時間の管理が必要となります。

まずは全体のスケジュール感を確認し、個別の業務についてそれぞれどれくらいの時間がかかるのかを把握します。慣れないうちは何時から何時まで○○の作業をするとしたほうが良いですが、徐々に何時までに○○の作業を終わらすとった感じで全体スケジュールから逆算できるように組むと良いです。

業務をフローチャート化する

次は業務フローチャートも作成しましょう。

流れが把握できれば効率化を図るために何をすれば良いかも見えてきます。毎週この曜日に顧客数が増える、締めの関係で月末は繁忙になるが月初は手が空くなど職種によって繁忙、閑散がある場合もあります。

私が行っていた新卒採用では会社説明会、面接の時期に業務が集中するので一時的に他の担当に手伝ってもらうなど対応することが多くあります。

マニュアルにしてみる

作業に慣れてきたらマニュアル化することをオススメします。

マニュアル化がよいかというと自分の仕事を引き継ぎげることです。

自分の仕事を他の人にいけば手の空いた自分はその分、新しい仕事が出来ます。そうしていくことで事業の領域を拡大していき、大きな成果を見込むことが出来ます。

またマニュアルを作成するにあたり業務の整理、優先度を改めて理解することも出来ます。

というのもマニュアルは業務を分からない人目線で記載するため、読みやすければ読みやすいほど理解しやすくなります。

図や表などを用いて読み手が理解しやすくすることがマニュアル作成のポイントになります。

データベース化する

データベースとは今までのデータを蓄積させることです。

顧客の情報、仕入先の情報などといったものをイメージする方も多いですがそれだけではありません。

顧客から問い合わせられた内容とその回答、アンケートを実施した結果なども蓄積させるデータとなります。トラブル発生時には過去にどのような対処をしたかなどを参考にする場合が多く、過去の事例をみれば効率よく対処できます。

これにより顧客対応を統一することも出来ますし、より踏み込むと良くある質問と回答などにまとめておきホームページなどで公開すれば手間も無くなりより効率化を図ることが可能となります。

私自身、人事で採用していましたので学生の情報はもちろん、面接で質問のあった内容を蓄積させ、会社説明会の説明資料に事前に加えるなどしてインプットした情報をアウトプットしました。

蓄積させるだけでなく引き出すことを考えることがポイントです。

気をつけるポイント

全てを一気にやろうとしない

業務改善、効率化などやり始めようとする場合に大きな成果を期待していきなり100%取り組む方がいますがオススメはしません。全てのことに失敗はついて回りますし、いきなりの変化で職場環境が悪化してしまうこともあります。

まずは10%を10回に分ける気持ちで現実的に可能なところからトライしましょう。

失敗をそのままにしない

仕事をする上でミスは必ず付いてきます。新しいことをするにあたっては尚更です。

大切なことはどのようなミスだったか、なぜミスが起こったかをきちんと分析し対策を考えることです。

起こったことに対して必ずフィードバックしＰＤＣＡをまわしていくことを必ず意識していけば必ず次に活きてきます。

まとめ

今回は業務効率化を図るために行うべき事例を紹介しました。

業務効率化をする上で一番大切なことは、今何に困っているのかとう問題点の抽出です。

業務効率化が進めば従業員のモチベーションアップ、エンゲージメントも上がり生産性の高い仕事が行えるでしょう。

最終的には売上のアップが見込まれます。

はじめから成功できる人間はいませんので積極的にチャレンジしていきましょう。