こんにちは！

おーじんじ（OH人事）です。

企業に勤めていると自然に聞く言葉でも社会人になったばかりだと耳慣れない言葉ってありますよね？

例えば「稟議（りんぎ）」という言葉もその一つではないでしょうか？

偉そうに語っている私も初見では読み方すらわからず、人に聞くのも恥ずかしいので部首と画数で「稟」の漢字を調べた苦い思い出があります。

今回はそんな稟議に関するお話です。

そもそも稟議とは?と言ったところから、実際に稟議書を書くために必要なポイントまでお話しますので、新社会人の方はもちろん、異なる業界から一般企業へ転職した方など稟議ってなに？という方に是非読んでもらいたい内容です。

そもそも稟議とは？

稟議書とは物品購入やサービス、システムを導入する際に会社の承認を得るための書類です。会社によってルールは様々ですが金額の大小で決裁する人間も異なります。社長、役員、本部長など権限を持った方にお伺いをする事（書類）のことを言います。部門のみで完結するものもあれば、複数の部署の承認が必要なものもあります。

例えるならば子供の頃、欲しい物を買うときは親の承諾を得て買ってもらうなんてことに似ています。

会社という大きな財布の中からお金を出すのですからその財布を管理している人が買うかどうかを決めるということです。

なぜ稟議書がいるの？

次は稟議書の必要性についてお話します。

稟議書がある大きな意味として会議による意思決定が不要というものがあります。

通常大きな決断をするときには会議を行うものです。家族でも家族会議が行われると思います。

しかしながら出席者のスケジュール調整など多くの手間が必要です。

そのような手間を省いて関係者の意思を確認する手段に稟議書が有効なのです。

稟議書には何を書けばいいの？

稟議書に必要な項目は提案内容によって異なりますが以下の項目を押さえておけばある程度形になります。

似たような案件があれば社内にある過去のものをフォーマットとして使用しても良いでしょうし、一般的なものはインターネットからも引用できます。

どちらにせよ以下の項目を意識すると稟議の通りやすさがアップするはずです。

タイトル

〇〇システムの導入について、〇〇の購入についてなど、タイトルは一目見ただけで内容が分かるように記載することが好ましいです。

細かな内容は補足するのでシンプルが一番です。

目的

目的がなければ新しいものを導入（購入）する必要はありませんので必須の項目です。

業務効率化やランニングコスト削減などこの稟議をなぜ通すのかを記載しましょう。

内容

会社のお金を使ってシステムを導入したり、物品を購入するのですから中身がどのようなものかを記載しましょう。

いつ、どこで、だれがなど5W1Hしっかりと伝えることが重要です。

効果

内容と重複する部分がありますが効果の記載があると決裁者を納得させやすくなります。

具体的な数字まで落とし込めるなら尚更です。

費用

かかる費用は当然記載しますが一括で支払うのか、分割で支払うのかなどの条件も分かっていれば記載しましょう。

またその費用の正当性を担保するために相見積もり（他社の見積もり）を付けることで相場を知ることが出来、価格の妥当性も上がります。

みなさんも買い物をするとき楽天、Amazonで価格を比べたりしますよね？

会社のお金だからといってわざわざ高い金額で買うなんてことはしてはいけません。

リスク

新しいものを取り入れる場合に良い面ばかりに焦点がフォーカスされがちでマイナス面はあまり考えないかもしれません。リスクの少ない案件であれば問題ないですが失敗した場合の損失が想定される場合は事前にまとめておくことも必要です。

その場合にリカバリー案も検討しておくともしもの場合に役に立ちます。

失敗を恐れず、、なんて言葉もありますがビジネスに於いてはきちんとリスクヘッジは取るべきです。

まとめ

今回は新社会人向けに稟議書とは何か、どうやって書けばよいのかというポイントをお話しました。

会社のことだから自分には関係ないなんて考えず、自らの意思を反映させようと考えると良い稟議書が作れるはずです。

指示された通りの作業だけをするよりも自分の意思を加えられると仕事が少し楽しくなりますよね。

稟議書は会社における大事な意思決定をするために必要なものです。

稟議を通すことで会社にとって利益が出るだけでなく、従業員にとって利益が出るものもあります。もちろん会社の売上が増えればその分、昇給や賞与に還元されるのです。