上司やクライアントとの間に起こる認識のズレをなくそう

認識のズレを失くすためには、まず自分があっているという思い込みを捨てましょう。 認識のズレは仕事においては大きな問題に発展する事もありますので、改善していきましょう。
「メディア」編集部

こんばんは、ヨシダママです。

任された仕事をして、上司に提出したら、実は認識がずれていて、見当違いなものを提出していた。

 

良かれと思って行ったはずなのに、相手を怒らせてしまった。という経験はありませんか?

 

私はよくあります。(笑)

 

認識のズレは日常ではさほど影響はないかもしれませんが、仕事においては大きな問題に発展する事もあります。

自分の認識のズレを理解して、コミュニケーションの改善ポイントを抑えていきましょう。

 

※すぐ忘れちゃう方は、記事をブックマークして何度も読み返すことをオススメします!

 

認識のズレの原因を理解する!

 

まず、自分の認識がズレていないか疑う事が大事

これを改善するポイントは作業や仕事に取り掛かる前に確認することです。

 

例えば、上司は、会議用の説明補足資料100枚(1人に1枚ずつ100人分)と頼んだのに、部下が会議用の説明補足資料を100ページ作ってしまったらどうですか?

 

確かに100枚ですが上司が欲しいものとあなたが作ろうと思った事認識がズレていますよね。

上司も困るし、部下であるあなたも、無駄な作業時間を割いてしまいます。

 

分かりやすくする為にカレーに例えて説明しますね。

実際会社の上司にカレーを頼まれる事はないと思うのですが…(笑)

ご自身の仕事に置き換えながら考えてみてください。

 

上司「ここにある材料で料理を作ってね」と依頼されました。

 

ですが、うっかりカレールーを見逃して、肉じゃがを作り上げたらどうでしょうか。

 

出来上がった肉じゃがを見て上司は言います。

 

上司「どうして、カレーじゃないの?」

 

部下「そこに、じゃがいもとにんじんがあったので…肉じゃがかなと思いました。」

 

そんな事言われても、上司からしたら、作る前に確認してよ!となってしまいます。

 

先述したように以下の2点を実践してみましょう。

 

自分の認識がズレていないか疑う

 

(肉じゃがかと思うけど、果たして合っているのか…?)

 

作業や仕事に取り掛かる前に確認すること

 

部下「肉じゃが作ろうと思ってますけどいいですか?」

 

上司「いや、カレー作って!」

 

作る前であればセーフです!

 

「これから具体的にこのように作業を進めようと思いますが、認識のズレありませんか?」

と上司に一言確認することが大切です。

 

スケジュールや予算に余裕がある場合はまたやり直せばいいのですが、期限ぎりぎりに認識がずれたまま進めた作業内容があがってきて、上司が怒るのはしょうがないですよね。

 

相手のニーズを引き出すコミュニケーション

 

簡単な方法はオウム返しする。

情報を順番に引き出す。これだけです。

 

相手と認識を合わせる時に、相手の目的やニーズをしっかり把握する必要があります。

 

あなたに問題があるのではなく、上司のコミュニケーション能力が低かったり、雑に仕事を頼まれた時にも効果があります。

 

カレーの例の続きです。

 

例えばあなたが上司から、「にんじんを切っておいて」とだけ頼まれたらどうでしょうか?

 

「どんな形や厚みや大きさで切ってほしいのか?」

「いつまでに仕込みをしてほしいのか?」

 

「最終的に切った人参でなにをつくりたいのか?」

 

「果たしてにんじんは食べる目的で切るのか?」

 

気になりませんか?

 

気にならなかった場合は、普段から指示を抽象的なまま受け取っている可能性があります。

 

これから紹介するような、具体的に聞き出す質問を心がけてみましょう。

 

オウム返し

 

さて、話を戻すと「にんじんを切って」と上司に頼まれたら、最低限やるのはオウム返しでの自分の認識を伝えて確認をとることです。

第一章で紹介したとおり、

 

部下「にんじんを切るということは、自分はこういうことだと認識していますがあっていますか⁈」

 

と作業前に確認します。ズレていればここでまず修正が可能です。

 

情報を順番に引き出す!

 

少し応用編になりますが、上司から引き出すべき情報は以下の要素です。

 

◆目的(ニーズ)

◆最終的な仕上がり

◆具体的な作業の進め方

◆期限

 

ひとつずつ先ほどのカレーの例を用いて説明します。

 

上司「にんじんを切っておいて」

 

部下「はい、にんじんは何(料理)に使われるのですか?」

 

上司「カレーを作りたいんだよね。」

 

部下「なるほど、カレーはいつ、誰が食べるんですか?」

 

上司「今日の18時に社員5人で集まって美味しいごはんを食べよう。」

 

部下「分かりました。じゃぁ、煮込む時間も考えると、17時位には仕込みを終わらせるっ必要がありますね。カレーに使うっていう事なのでにんじんは乱切りでよろしいですか?」

 

上司「そうだね、野菜ゴロゴロのカレーにしたいから、スプーンに乗るギリギリの大きさで頼む」

 

相手の目的(ニーズ)

-みんなで、美味しいご飯を食べたい。

 

最終的な仕上がり

-野菜ゴロゴロカレー 5人前

 

具体的な作業の進め方

-人参をスプーンにぎりぎり乗る位の大きさで乱切りする

 

期限
-18時に皆でご飯を食べるので、逆算して17時までには仕込みをしてほしい。

 

ここまで最初に認識を合わせておくと、相手に喜ばれます。

 

+報告のタイミングも聞いておけるとベストですよね。

 

「念のため16時の段階でにんじんをひとつ切ったら確認してもらってもいいですか?」

 

これで、認識のズレが起こる確率はかなり減らせます。

(にんじんの確認って何だよwww)

 

 

まとめ

 

自分が認識がズレているという前提を持つ。

 

相手から情報を引き出し、作業の認識を揃えてから進める。

 

このように認識のズレを失くす事は、相手と自分のストレス軽減に繋がります。

 

無駄な作業を失くし、効率よく仕事を進めましょう!

なんだかカレーが食べたくなってきました。カレーは飲み物。

ではまた次回!