スプレッドシートで関数を使っていこう その2

前回スプレッドシートで関数を使っていこう その1をアップしました! 今回は「その2」ということで、引き続きオススメの関数を紹介していきます。 よく使う関数でも、計算系以外の表作成時に使うものを取り上げていきます。
「カワリニ」編集部

IF関数

使えると一気に便利になるのは、条件を満たすか否かで処理を分けることが出来るIF関数です。
渡す条件は、必ず満たすか否かで判定できるものになります。そうすることで、満たした場合は「有効」・満たさない場合は「無効」のような表現をすることが可能です。

IF関数を単体で使う際は、正しく入力されているかのチェックが出来ますし、他の関数を通した結果を判定することで、正しく処理が行われたかチェックする形になるでしょう。

 

LEN関数

地味によく使えるのが、入力されている文字数をチェックできるLEN関数です。
表示される文字列として扱いたい場合に、一番気になるのは表示範囲に収まるのか。という部分です。
文字サイズと文字数が分かれば、それが計算できますがLEN関数で文字数を表示することで、毎回文字数を調べる必要なく入力文字数を知ることが出来ます。

 

ARRAYFORMULA関数

ARRAYFORMULA関数は、範囲を指定したら自動的に連番を振ってくれる関数です。
行番号をそのまま表示したい場合、ROW関数が用意されていますが、一度関数を記載した後にオートフィルで該当の行までコピーしていくことになります。
ARRAYFORMULA関数だと先頭のセルに記載し、範囲を指定するだけで連番を振ることができます。途中に行の追加を行う場合でも、自動で番号が振り直されるため心配ありません。

しかし、ARRAYFORMULA関数を入力したセル以外の連番に関しては、選択した際に通常の数字が入力されている状態と変わらない見た目になっています。誤って変更を加えた際はARRAYFORMULA関数で指定した範囲の数字が全て消え、関数を入力したセルにエラーが表示されるので、注意が必要です。

 

VLOOKUP関数

指定範囲を被らない条件で検索し、それを出力できるのがVLOOKUP関数です。
使うタイミングとしては、連番が降られたカテゴリに対し数字で入力したいが、その番号が何を示す値なのかを一緒に表示する場合が多いです。

先ほどのARRAYFORMULA関数との相性が良く、一緒に使われることが多いです。

他の関数でも使用する値になるような場合、日本語の説明を入力するわけにいかないことが多いです。しかし、補足的に値が何を示しているのか表示することで、入力のミスを早期に発見できます。
ミスを少なくすることで、より作業が早くなるので意外と使う場面が多い関数です。

選択する範囲を指定したのち、番号に紐づくのがその範囲の中の何列目かを指定するため、最初分かりづらいので注意しましょう。

 

 

IMPORTRANGE関数

この関数は、別のスプレッドシートに記載されている内容を、読み込み元のシートに丸々持ってくることが出来ます。
これをする利点として、読み込み元にあるオリジナルのシートに記載されている内容が上書きされることがないため、安全の共有できる点が挙げられます。

スプレッドシートの利点でもある複数人による同時編集と自動保存ですが、意図しないうちにいつの間にか書き変わっていて、誰も気づかないまま閉じたりすると、どこを書き変えてしまったのか思い出せなくなってしまいます。

編集履歴から探すことも出来ますが、その手間をする必要をすることがないのがIMPORTRANGE関数になります。

これを使う事で、共有している読み込み先でデータが書き換えられた場合、すぐに全体がエラーとなり表示がおかしくなります。
読み込み先では読み込んだデータを参照して関数を使用することが出来るため、非常に便利な関数です。

しかし注意点があり、
>>読み込み先のスプレッドシートに明示的に権限を許可する必要があります
ドキュメントエディタヘルプ

との事なので、見る相手も読み込み先のスプレッドシートの編集権限がある状態の必要があります。
同じ権限があるシート同士での連携をすることになるため、どんなシート同士も連携出来るわけではないということを理解しておきましょう。

 

関数を使いこなそう

今回のは表作成の際に使える関数ということで取り上げてみました。

用途として、表作成を作成し相手に共有したり、資料としてまとめることが多くなると思います。
その時に関数を使用することで作業時間を短縮し、より早く資料作成が出来るようになりましょう!

 

前回の記事

スプレッドシートで関数を使っていこう その1

 

 

 

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