スプレッドシートで関数を使っていこう その1

先日Googleスプレッドシートの解説記事が上がりましたので、今回はスプレッドシートでの作業効率化には必須になってくる関数についてまとめていきます。 関数と聞くと難しい印象がありますが、意外と簡単に使えるのですが、とても便利な機能が揃っています。 今回はよく使用する計算系の関数を中心にまとめていきますので、資料作成の時に是非使用してみてください。
「カワリニ」編集部

関数を使うと自動で計算してくれる

前提としてスプレッドシートは表計算のツールであるため、数字などの集計に長けています。

その際に手動で数字を計算していては、とても手間がかかりますし現実的ではありません。
関数を使用すると、数字が入っているセルを指定すれば自動で計算してくれるため、計算を間違う心配もありません。

全ての関数に言えることですが、注意点として「選択するセルを間違わないこと」です。
指定されたセルを参照して計算する関数は、指定するセルを間違った場合、計算結果は想定していない値で出力されてしまいます。
範囲の選択をする時は注意をする必要があります。

 

関数の使い方

関数の使い方は2通りあります。
関数のリストから選択する方法と、直接入力する方法です。

関数のリストから選択する方法は、スプレッドシート上部にある「挿入」>> 「関数」から選択することになります。
良く使用される関数はトップに候補として表示されています。
選択すると対象となるセルを選択するだけになるため、簡単に使用することが出来ます。

直接入力する方法は、セルに入力する文字の最初を「=」にし、その後に関数名を打ち込んでいく流れになります。
「=」の次にアルファベットを入力すると、頭文字が一緒のマクロが候補として出てきます。


マクロの名前を全部入力しても良いですが、候補から選択する方が早いので積極的に使うことをオススメします。

使用する関数が決まったら、計算に使用するセルを選択することになります。
関数名のあとに「(」を入力すると、どうセルを入力すればいいかの説明が出てきますので、説明を読みながらセルを指定すると自動で計算結果が出力されるという流れになります。

慣れてきたら、直接入力した方が作業は早くなるでしょう。
今回は下記のデータを使って関数を設定してみたいと思います。


 

SUM関数

最初は選択範囲の数字の合計値を計算する、SUM関数を紹介します。

合計金額や、総数を計算する時に多用することになります。
家計簿のような支出や、経費の合計を計算する時に便利な関数です。


このように関数名の後に「(」を入力した後、マウスカーソルで指定したい範囲を選択することも出来ます。
選択した時点で計算結果が表示されるのも便利です。

 


最後に「)」で閉じることで確定させることが出来ます。
すると、関数を入力したセルには選択した範囲の合計値が計算結果として表示されます。

 

SUMIF関数

次は条件を付けて合計値を計算する、SUMIF関数です。

全ての項目の合計値を計算したい場合だけではなく、例えば「交際費の合計値」を求めたい場合もあるでしょう。
SUM関数でそれを実現しようとすると、該当するセルを個別で全部選択しなければなりません。
そんな時にSUMIF関数を使用して、条件を加えましょう。

項目の検索範囲と、検索条件、合計対象範囲を入力することで、該当する値の合計値を出力することが出来ます。

 

 

COUNIF関数

次は条件を満たす値の数を計算する、COUNIF関数です。

今回の例だと、1000円以上の金額をカウントしてみましょう。

範囲を選択した後に、どの条件で探すかを選択出来ます。
「交際費」のような文字であれば先ほどと同様に書くだけなのですが、数字の1000円以上となると工夫が必要になります。

画像のように “>1000” といった形で入力すると1000以上の値のみをカウントすることが可能になります。

AVERAGE関数

最後に平均値を求める、AVERAGE関数を紹介します。

数字が並んでくると平均値を求めたくなることがよくあります。
その時にAVERAGE関数を使用して、平均値を割り出しましょう。

関数を入力したら、平均値を割り出したい範囲を指定するだけなので、とても簡単に使用することが出来ます。


 

最後に金額には¥マークをつける

関数ではないですが、金額として数字を入力したい際はセルの表示形式を「数字」に変更すれば、¥マークをつけることが出来ます。

¥マークをつけたい範囲を選択した状態で、「表示形式」>> 「数字」>>「通貨(端数切り捨て)」 を選択すると、このようになります。


パッと見た時に金額の計算をしていることが分かりやすくなるため、特に理由が無ければ付けた方が金額が分かりやすいので、手間もかからないため付けることをオススメします。

今回はスプレッドシートで使用する関数について簡単に解説してきました。
1回使えるようになると、手動ではやってられないような計算も簡単に出来るようになるため、非常に便利な機能になっています。

関数を使うことで業務の効率化を行ってみてはいかがでしょうか。

他の便利な関数も別の記事で取り上げていこうと思っていますので、ご期待ください。

 

ギルドプロジェクトではSaaSの導入や、マニュアルの作成、決裁者への意思決定の手助けなどの業務効率化を代行する「カワリニ」というサービス展開しております。
問い合わせは無料で対応させていただいております。
社内SEがおらず専門ではない方がこういった作業をされているような場合や、外部に委託したかった等お気軽にお問い合わせください。

カワリニに相談する