無料で使える

スプレッドシートは、Googleアカウントを作成していれば無料で使えます。

会社で使用することが多いのはExcelだと思います。
今はOffice365にExcelが入っているため、使用には年間のサブスクリプションで料金を払う必要があります。

もちろんOffice365にもWordやPowerPointを使える等多くの利点がありますが、スプレッドシートはアカウントさえあれば、無料で使えるという点で優れています。

 

Web環境があれば、いつでもアクセスが出来る

SaaSサービスのため、Web環境があるデバイスであればいつでもアクセスが可能です。

Excelファイルだと、PCやスマホにアプリを入れる必要がありますが、スプレッドシートの場合、Web環境が整っていればURLにアクセスするだけですぐに確認が出来ます。

デバイスに依存しないため、パソコンが見れないような電車の中などでも、スマホやタブレットで資料の見直しがしやすくなります。

 

複数人で同時編集が可能で自動保存される

作業相手と共有したスプレッドシートを、同時に編集することも可能です。

同時にスプレッドシート開いている際は、選択しているセルを誰が選択しているかも表示されるため、編集が被らないように対応することも可能になっています。

そして編集した際すぐに保存されるため毎回保存する必要がありませんが、注意点として編集を確定させる前にブラウザを閉じた場合は、編集結果が反映されないので注意です。

これがとても便利で、1つのデータを共有し編集できることで複数人で閲覧しているときに随時修正を入れることが出来ます。
全員に権限を持たせることで、会議等で画面共有をしなくても各画面で最新のデータが見ることが出来ますし、意見を集約させるファイルとして、各々がリアルタイムに書き込んでいくことも可能になります。

 

Excelファイルのインポート・エクスポートも出来る

スプレッドシートには、Excelから出力された「.xlsxファイル」をインポートすることも出来ます。

互換性が無いマクロを使用している場合、スプレッドシートにインポートした際に消えてしまいますが、入力されている文字などはそのまま見ることが出来ます。

またスプレッドシートから「.xlsxファイル」として出力も可能になっています。

Excelからスプレッドシートに移行した際も、0からコピーしていく必要がないため、移行する際もやりやすいようになっています。

 

VBAの代わりにGASを使う

Excelの時はVBAでマクロを組んでいましたが、スプレッドシートには代わりにGASというスクリプトが用意されています。

スクリプトのエディタに関しても、VBAと構文が似ているため感覚的に使う事が出来る点も大きいです。
簡単な処理を複数回使う時にマクロ化しておけると、使いまわせて便利になります。

 

Excelと似ているため移行しやすい

使用した時に気づきますが、Excelを使ったことがある人であればすぐに慣れることが出来るUI・機能となっています。

家ではExcelが使えないという人も多くいますが、スプレッドシートは自宅でも使いやすく、とても練習しやすいです。

現在Excelでデータ管理をしている会社も多いと思いますが、Excelデータをスプレッドシートにインポートすることも出来るため、1度スプレッドシートへの移行を検討してみてはいかがでしょうか。

 

 

 

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