Googleドキュメントで資料を共有しよう

話した内容をメモする場所は人それぞれですが、メモするのに一番オススメしたいのは「Googleドキュメント」です。 今回は、なぜGoogleドキュメントがメモをするのにオススメなのか。について書いていきます。
「カワリニ」編集部

URLを教えるだけで共有できる

Googleドキュメントは、作成したドキュメントのURLを相手に教えるだけで相手も見ることができます。
また、リアルタイムに同時に編集も出来るため、話ながら同じドキュメントに書いていくことが出来るため、パソコンの画面や紙に書いたメモを見せながらやつ必要が無くなります。

しかし共有するためには下記の準備をする必要があります。

①ドキュメントを共有可能なリンクを取得でURLを作る
②閲覧する人をドキュメントに登録する
③共有相手を承認したGoogleドライブのフォルダに入れる

いくつか方法があるため、それぞれのメリットデメリットを含めて解説していきます。

 

ドキュメントを共有可能なリンクを取得でURLを作る

一番手軽な方法として、作成したドキュメントを共有可能なリンクとしてURLを作る方法があります。

しかし簡単な分、公開する範囲を指定出来ないため、URLを教えたくない人に知られた場合に見られる可能性が出てきます。
本当にメモ書きのような、見られても問題が出ないものを手軽に共有したい場合に使用しましょう。

■メリット
作成側からURLを送るだけで相手が閲覧できるため、とても簡単に共有が出来る点

■デメリット
URLを他の人に教えられた場合、見られたくない人も見れてしまう。

 

閲覧する人をドキュメントに登録する

次に共有する方法として、ドキュメントに対して共有したいメールアドレスを登録する方法です。

登録する方法として2つあり、
・先にメールアドレスを教えてもらい登録する方法
・URLを送り、アクセス後アクセス権の付与を申請してもらい、承認する方法

があります。

届けたい相手を指定して閲覧権限や編集権限を付与出来るため安全に公開が出来ますが、見せたい相手の数だけ対応する必要があるため、作業量がその分増えることになります。

■メリット
公開したい相手を選んで公開することができる

■デメリット
公開したい人の数だけ、登録作業をする必要がある

 

共有相手を承認したGoogleドライブのフォルダに入れる

GoogleドキュメントはGoogleドライブのフォルダに入れることで、フォルダに設定された公開設定を共有することが出来ます。

個人のGoogleドライブでもフォルダ分けが出来、個別に公開するユーザーを設定出来るため、先ほど同様で最初に登録作業は必要になりますが、一度設定したフォルダにドキュメントを移動させることで、公開設定が自動で設定されます。

仕事で使う際は指定したチームのメンバー限定のフォルダを作成することで、そこにドキュメントを入れるだけで承認なしで共有することが出来ます。

無料版でもフォルダに対して権限を付けることが出来ますが、個人のGoogleアカウントに割り当てられた容量を使うため、会社用にドライブを用意したい場合GSuiteを導入する必要があります。
有料となりますが、その代わり専用のドライブ容量を使用出来るようなり、チームドライブとしてドライブに名前を付けて共有できます。

■メリット
一度承認したフォルダに入れるだけで、フォルダの公開設定に沿ってファイルに反映される

■デメリット
チームドライブとして設定したい場合、有料版のGSuiteを導入する必要がある

 

共有が前提の場合は必須と言って良い

メモ書きの共有だと、チャットツールに投げておいたり、メールやテキストファイルとして送る方法があると思いますが、「チャットではログが流れてしまう」や「メールが埋もれてしまう」「テキストファイルがどこに置いたか分からない」など不都合が出る場合が多いです。

Googleドキュメントは共有のしやすさが特に便利なため、予めメールアドレスを承認・登録しておいたGoogleドライブを用意して、ファイルの共有をやりやすくしてみてはいかがでしょうか。

 

 

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