Gmailを使って社内の業務スピードをあげよう

仕事をする上で効率よく進めていきたいと思うのは自然なことです。 しかし、何をすれば効率的なのかすら分からないことも多いと思います。 今回はメールにフォーカスし、取り上げるのは「Gmail」です。 他のツールと違って何がいいのか?設定するにはどうすればいいのか?をお伝えしたいと思います。
「カワリニ」編集部

どの末端からでもメールが見れる

Gmailの最大の特徴として、Googleアカウントでログインするだけで使えるようになるところが挙げられます。

昨今、仕事は会社にあるデスクのみという働き方は少なくなってきていると思います。

営業であれば、外回りや出張をすることもありますし、デスクワークの人でもリモートワークに切り替わることも増えてきました。
使用するパソコンが変わるとメーラーの設定からやり直しになりますし、スマホで見たいという場合もメールの種類によっては面倒な場合も多いです。

そんな時にGmailを使っているとデバイスに依存せずに、ログインしたらすぐに見れるようになります。
また、Googleアカウントは無料で取得できるため、ビジネスメールとして用途によって使い分けることもしやすい点もオススメできます

 

ラベルとフィルター機能を使い、膨大な量のメールを仕分けることができる

Gmailでは、ラベルの機能とフィルター機能を組み合わせることでメールを仕分けることができます。

メーラーだとフォルダ分けをする感覚ですが、基本的にGmailにはフォルダがありません。
その代わりにラベルを使用することになります。

メールはメインの受信トレイに全て入りますが、事前に用意したラベルに振り分けられるようにフィルターの設定をすることになります。
またメールにはラベルを複数付けることも可能です。

例えば、
1つのメールに「お得意様ラベル」・「今月中に対応する」ラベルの2つをつけて管理することができます。
これをすることで複数の属性があるメールでも、各ラベルを見に行った際にどちらにも表示させることが出来るため管理が楽になります。

そしてフィルタ機能では既読やアーカイブにする設定も出来るため、必要のないダイレクトメールなどを自動で既読にしたり、アーカイブに入れてしまうことで、大事なメールが埋もれることも防げます。

 

Gmailのアカウントを作ってみよう

Gmailの利点の次は、Gmailの作り方を解説していきます。

先ほども書いたように、Gmailを使うためにはGoogleアカウントを作る必要があります。

アカウントの作成

まずは下記のページへアクセスします。
≪Google アカウントの作成≫


このような画面が表示されるので上から順に必要事項の入力を行なってください。

ユーザー名はGmailアドレスになります。そのため他のユーザーを被ると使用できないため注意しましょう。
6~30文字で、ハイフンやアンダーバーは使用できません。
1度確定したら変更はできませんのでご注意ください。

パスワードは後日変更することができます。
セキュリティの面からもアルファベットと数字を混ぜ合わせて設定することをおススメします。

『次へ』ボタンを押すと下記の画面が表示されます。

電話番号や再設定用のメールアドレスは省略可ですが、何かトラブルが起こったときのためにメールアドレスは本社アドレスなど忘れないメールアドレスを設定しておくと安心です。

生年月日の入力は13歳以上でないと利用ができないため、必須項目となっています。
その後プライバシーポリシーに同意したら設定が完了となります。

ログインする

下記のページにアクセスしてログインをします。
≪ログイン画面≫


ログインすると下記のような画面になります。

ラベルの設定をすると左側のタブ欄に色分けして表示することができるので、ぜひ活用ください。
スマホにもGmailのアプリを入れておけば、スマホからも同じように送受信することができるため、ダウンロードすることをおススメします。

≪Gmailアプリ(iphone用)≫
≪Gmailアプリ(Google Play用)≫

 

仕事の効率化を図るならGmailが断然おススメ

このように、
①アカウントがあれば、どの端末からでも操作ができる
②メールの仕分けが簡単にできるので、過去のメールを検索するが楽
③無料で使えること
④簡単に作ることが出来ること

上記の理由でGmailはオススメです。

またGoogleアカウントを作った際に、Gmail以外の機能である「スプレッドシート」や「Googleドライブ」なども使えるようになります。

仕事をする上で「分かりやすく」「簡単に」やる必要がありますが、更に一つのアカウントで複数の機能が使え「効率化」に繋がるGmailを、皆さんも使用してみてはいかがでしょうか。

 

 

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