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1日あたり1時間節約できた!GASで実現できる業務効率化3選

この記事では、GAS(Google Apps Sheet)で実現できる業務効率化の例を3つ紹介します。「ルーチーンワークのリマインダーを作る」、「メールマガジンを運用する」、「データを分析、抽出する」の3つです。これらの業務効率化を行った結果、本業と副業を合わせて1日あたり1時間もの節約に成功しました。
ギルドプロジェクト

こんにちは。カワリニ編集部のアケチです。

 

カワリニ

「業務効率化って簡単に言うけど、なかなか実現できない。」そんな状況にいるのなら、お気軽にご相談ください。あなたの代わりに、業務効率化を担当します。

 

私は、本業でエンジニアをするかたわらで、副業でアフィリエイトを行っています。

 

かつての大きな悩みが、本業がただでさえ忙しいのに、副業まで行っていたら時間がないことでした。

 

しかし、あるツールを取り入れてから、大幅な業務効率化に成功して時間を確保できるようになりました。

 

本業では残業時間が平均で週3時間減り、副業では同じ成果を出すのに週4時間は減っています。

 

本業と副業で週7時間、つまり1日あたり1時間節約できたので、その分勉強したり自分の趣味に時間を費やしたりできます。

 

なぜ1日あたり1時間も節約できたのでしょうか?

 

それは、この記事で紹介するGAS(Google Apps Script)を取り入れたからです。

 

GASを取り入れることで、私は大幅な業務効率化に成功しました。あなたの業務効率化にもきっと役立つはずです。

 

この記事では、GASで実現できる業務効率化の例を、私の事例を交えながら紹介します。

 

是非最後までご覧ください。

 

そもそもGASって何?

GASとは、Googleが提供するプログラミング言語の一つです。

 

この記事を読まれている方の中には、EXCEL VBAをご存知の方もいるかもしれません。

 

EXCEL VBAとは、EXCELの中で使えるプログラミング言語です。

 

EXCELでは、マクロと言って指定した操作を自動で行うことができます。そのマクロを記述するのがEXCEL VBAです。

 

GASは、EXCEL VBAのGoogle版と考えればイメージしやすいのではないでしょうか。

 

GASには、

 

・ Gmail、Google Spread SheetなどGoogleが提供するサービスと簡単に連携できる

 

・ 無料で使用できる

など、様々なメリットがあります。

 

また、プログラミング言語といっても、簡単なコードはインターネット上に多数存在します。

 

そのため、コピペで対応することも出来るため、エンジニアではなくとも業務効率化に十分活用できます

 

ここからは、私がGASを使って実現した業務効率化を3つ紹介します。

 

GASで実現できる業務効率化3選

ルーチーンワークのリマインダーを作る

定期的に行わないといけない、ちょっとしたルーチーンワーク。あなたにもありませんか?

 

こういうルーチーンワークは、忙しいとつい後回しにしてしまいますよね。

 

そういったルーチンワークのリマインダーを作るのがオススメです。

 

私の本業にも、あるデータを毎週金曜日までに取りまとめて、本社に報告するルーチーンワークがあります。

 

その作業自体は、1、2時間もあれば終わるものです。

 

ただ、ついつい後回しにしてしまい、本社に報告し忘れることが何度かありました。

 

ルーチーンワークを忘れないよう、周りの人にリマインドを頼んでもいいですが、いつも周りの人にリマインドしてもらうのも少し気が引けます。

 

そこで、GASのリマインダー機能を使いました。

 

具体的には、データを本社に報告したら、Google Spread Sheetに「報告済」と記入するようにしました。

 

Google Spread Sheetは、毎週金曜日午前中までに「報告済」と記入されていなければリマインドメールを送付する設定にしています。

 

こうすることで、人の手をわずらわせずにメールでリマインドできるようになりました。

 

リマインドメールを取り入れてからは、半年間一度も報告を忘れていません。

 

何より、周りの人にリマインドを頼まないで済むので、自分も周りも気が楽になりました

 

メールマガジンを運用する

私は、副業のアフィリエイトでメールマガジンを運用していますが、そのメールマガジンもGASで送信出来るように対応しています。

 

メールマガジンを運用して意外と面倒に思っていたのが、メールアドレスの入力です。

 

手でメールアドレスを入力することが単純に面倒ですが、入力ミスがあるともっと厄介です。

 

実際にあった事例として、私の職場の別部署で、関係各社にBCCでメールを送付すべきだったのに、TOで送ってしまった人がいました。

 

もちろん、担当者は処分を受けていました。

 

私はそのようなミスをしたことはありませんが、入力ミスが起こらない仕組みを作るに越したことはありません。

 

GASを使えば、メールマガジンに自動でメールアドレスを入力できるよう設定できます。

 

いったん正しく設定しておけば、これで入力ミスとは無縁です。

 

ただし、GASの無料アカウントでは、1日のメール最大配信数は100件までです。

 

一度に多くのメールを配信したい場合には、他のツールを使った方がいいかもしれません。

 

データを分析、抽出する

私は、メールマガジンの登録者情報を管理する時にもGASを重宝しています。

 

私のアフィリエイトサイトでは、名前とメールアドレスを登録できるよう登録フォームを作っています。

 

誰かが登録フォームに記入すると、私宛てにメールが届きます。

 

例えば、メールに以下のような内容が書かれているとします。

 

名前:吉田高明

メールアドレス:takaaki_yoshida4547@gmail.com

 

この「名前:」と「メールアドレス:」に続く文字列を抽出して、Google Spread Sheetのメールマガジン登録者情報リストに入力できるのです。

 

上の例では、名前情報のセルには「吉田高明」と追加し、メールアドレスのセルに「takaaki_yoshida4547@gmail.com」と自動で追加されます。

 

GASを使うことで、手動で記入する必要がなくなったので、登録者情報の管理が楽に、かつ確実になりました。

 

ルーチーンワークはGASで効率化しよう!

ここまでGASを使った業務効率化の事例を紹介してきました。

 

GASを使った業務効率化が特に効果を発揮するのは、単純だけど量が多いルーチーンワークです。

 

そのような仕事は単純であるものの、人の手でやるのは面倒ですし、ミスも出てくるものです。

 

しかし、GASを使って正しくタスクを設定しておけば、人間が行うより早く処理できます。しかも、ミスも起こりません。

 

その分時間や労力を節約できるので、自分が本当にやるべき仕事に力を注ぐことができます。もしくは、休んだり趣味に時間を使うこともできます。

 

あなたも、GASを使って業務効率化を実現させましょう!!

 

業務効率化をあなたの「カワリニ」

ギルドプロジェクトでは、業務効率化サービス「カワリニ」を提供しています。

 

この記事で紹介したGAS以外にも、様々なツールを用いてあなたの会社の業務効率化をお手伝いします。

 

まずは下記LPから、無料でご相談ください。

カワリニ

「業務効率化って簡単に言うけど、なかなか実現できない。」そんな状況にいるのなら、お気軽にご相談ください。あなたの代わりに、業務効率化を担当します。