こんにちは。カワリニ編集部のアケチです。
「業務効率化って簡単に言うけど、なかなか実現できない。」そんな状況にいるのなら、お気軽にご相談ください。あなたの代わりに、業務効率化を担当します。
私は、本業でエンジニアをするかたわらで、副業でアフィリエイトを行っています。
かつての大きな悩みが、本業がただでさえ忙しいのに、副業まで行っていたら時間がないことでした。
しかし、あるツールを取り入れてから、大幅な業務効率化に成功して時間を確保できるようになりました。
本業では残業時間が平均で週3時間減り、副業では同じ成果を出すのに週4時間は減っています。
本業と副業で週7時間、つまり1日あたり1時間節約できたので、その分勉強したり自分の趣味に時間を費やしたりできます。
なぜ1日あたり1時間も節約できたのでしょうか？
それは、この記事で紹介するGAS（Google Apps Script）を取り入れたからです。
GASを取り入れることで、私は大幅な業務効率化に成功しました。あなたの業務効率化にもきっと役立つはずです。
この記事では、GASで実現できる業務効率化の例を、私の事例を交えながら紹介します。
是非最後までご覧ください。
そもそもGASって何？
GASとは、Googleが提供するプログラミング言語の一つです。
この記事を読まれている方の中には、EXCEL VBAをご存知の方もいるかもしれません。
EXCEL VBAとは、EXCELの中で使えるプログラミング言語です。
EXCELでは、マクロと言って指定した操作を自動で行うことができます。そのマクロを記述するのがEXCEL VBAです。
GASは、EXCEL VBAのGoogle版と考えればイメージしやすいのではないでしょうか。
GASには、
・ Gmail、Google Spread SheetなどGoogleが提供するサービスと簡単に連携できる
・ 無料で使用できる
など、様々なメリットがあります。
また、プログラミング言語といっても、簡単なコードはインターネット上に多数存在します。
そのため、コピペで対応することも出来るため、エンジニアではなくとも業務効率化に十分活用できます。
ここからは、私がGASを使って実現した業務効率化を3つ紹介します。
GASで実現できる業務効率化3選
ルーチーンワークのリマインダーを作る
定期的に行わないといけない、ちょっとしたルーチーンワーク。あなたにもありませんか？
こういうルーチーンワークは、忙しいとつい後回しにしてしまいますよね。
そういったルーチンワークのリマインダーを作るのがオススメです。
私の本業にも、あるデータを毎週金曜日までに取りまとめて、本社に報告するルーチーンワークがあります。
その作業自体は、1、2時間もあれば終わるものです。
ただ、ついつい後回しにしてしまい、本社に報告し忘れることが何度かありました。
ルーチーンワークを忘れないよう、周りの人にリマインドを頼んでもいいですが、いつも周りの人にリマインドしてもらうのも少し気が引けます。
そこで、GASのリマインダー機能を使いました。
具体的には、データを本社に報告したら、Google Spread Sheetに「報告済」と記入するようにしました。
Google Spread Sheetは、毎週金曜日午前中までに「報告済」と記入されていなければリマインドメールを送付する設定にしています。
こうすることで、人の手をわずらわせずにメールでリマインドできるようになりました。
リマインドメールを取り入れてからは、半年間一度も報告を忘れていません。
何より、周りの人にリマインドを頼まないで済むので、自分も周りも気が楽になりました。
メールマガジンを運用する
私は、副業のアフィリエイトでメールマガジンを運用していますが、そのメールマガジンもGASで送信出来るように対応しています。
メールマガジンを運用して意外と面倒に思っていたのが、メールアドレスの入力です。
手でメールアドレスを入力することが単純に面倒ですが、入力ミスがあるともっと厄介です。
実際にあった事例として、私の職場の別部署で、関係各社にBCCでメールを送付すべきだったのに、TOで送ってしまった人がいました。
もちろん、担当者は処分を受けていました。
私はそのようなミスをしたことはありませんが、入力ミスが起こらない仕組みを作るに越したことはありません。
GASを使えば、メールマガジンに自動でメールアドレスを入力できるよう設定できます。
いったん正しく設定しておけば、これで入力ミスとは無縁です。
ただし、GASの無料アカウントでは、1日のメール最大配信数は100件までです。
一度に多くのメールを配信したい場合には、他のツールを使った方がいいかもしれません。
データを分析、抽出する
私は、メールマガジンの登録者情報を管理する時にもGASを重宝しています。
私のアフィリエイトサイトでは、名前とメールアドレスを登録できるよう登録フォームを作っています。
誰かが登録フォームに記入すると、私宛てにメールが届きます。
例えば、メールに以下のような内容が書かれているとします。
名前：吉田高明
メールアドレス：takaaki_yoshida4547@gmail.com
この「名前：」と「メールアドレス：」に続く文字列を抽出して、Google Spread Sheetのメールマガジン登録者情報リストに入力できるのです。
上の例では、名前情報のセルには「吉田高明」と追加し、メールアドレスのセルに「takaaki_yoshida4547@gmail.com」と自動で追加されます。
GASを使うことで、手動で記入する必要がなくなったので、登録者情報の管理が楽に、かつ確実になりました。
ルーチーンワークはGASで効率化しよう！
ここまでGASを使った業務効率化の事例を紹介してきました。
GASを使った業務効率化が特に効果を発揮するのは、単純だけど量が多いルーチーンワークです。
そのような仕事は単純であるものの、人の手でやるのは面倒ですし、ミスも出てくるものです。
しかし、GASを使って正しくタスクを設定しておけば、人間が行うより早く処理できます。しかも、ミスも起こりません。
その分時間や労力を節約できるので、自分が本当にやるべき仕事に力を注ぐことができます。もしくは、休んだり趣味に時間を使うこともできます。
あなたも、GASを使って業務効率化を実現させましょう！！
業務効率化をあなたの「カワリニ」
ギルドプロジェクトでは、業務効率化サービス「カワリニ」を提供しています。
この記事で紹介したGAS以外にも、様々なツールを用いてあなたの会社の業務効率化をお手伝いします。
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「業務効率化って簡単に言うけど、なかなか実現できない。」そんな状況にいるのなら、お気軽にご相談ください。あなたの代わりに、業務効率化を担当します。
