グループウェア

Google社が提供する、業務効率化の強い味方!Gsuiteの特徴3選

Gsuiteは、Google社が提供するグループウェアサービスです。全世界の500万社以上で採用されています。Gsuiteの特徴は、「迅速な意思決定が容易にできる」、「リアルタイムでファイルを共有・共同編集できる」、「データとデバイスの安全性」の3つです。まずは14日間無料で始めてはいかがでしょうか?
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こんにちは。カワリニ編集部のアケチです。

 

カワリニでは、様々なツールを用いてクライアント様の業務効率化をお手伝いしています。

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「業務効率化って簡単に言うけど、なかなか実現できない。」そんな状況にいるのなら、お気軽にご相談ください。あなたの代わりに、業務効率化を担当します。

 

この記事では、カワリニが用いているツールのうち、Gsuiteを紹介します。ぜひ最後までご覧ください。

 

 

Gsuiteとは?

Gsuiteとは、Google社が提供するグループウェアサービスのことです。

 

グループウェアサービスとは、「ネットワーク上で社内情報共有やコミュニケーション円滑化により、業務効率化を図るソフトウェアの総称」と定義されます。

 

要するに、メールやスケジュール管理機能などをひとまとめにして提供しているソフトウェアサービスのことです。

 

Gsuiteで言うと、GmailGoogleカレンダーGoogle Driveなどのサービスをひとまとめにして、それぞれの会社仕様に提供していると考えてください。

 

Gsuiteは幅広く採用されており、全世界の500万社以上で採用されています。

 

もちろん日本でも多くの会社で採用されており、テレビ東京全日空など、有名企業での採用事例も多数あります。

 

ここからは、Gsuiteの特徴を3つ解説します。

 

 

Gsuiteの特徴3選

 

迅速な意思決定が容易にできる

Googleカレンダーを使えば、他のメンバーの予定を確認したり、会議の予定を入れてメンバーに招待メールを自動で送付したりできます。

 

また、Google Meetを使えば、パソコンからだけではなく、スマホやタブレットと、様々なデバイスから接続してテレビ会議を行えます。

 

テレビ会議であれば、相手の表情が見えるのでメールやチャット、電話だけを用いるよりも細かいニュアンスを伝えやすくなります

 

また、画面共有も可能なので、見せたい資料を皆で見ながら説明することも可能です。

 

オンラインでありながら、断然説明やフィードバックをやりやすくなるので、迅速な意思決定につながります。

 

リアルタイムでファイルを共有・共同編集できる

Google Driveには、パソコンからだけではなく、スマホやタブレットと、様々なデバイスから接続できます。

 

これは、運送会社など仕事柄ひんぱんに外出する社員が多い会社では、特にありがたい特徴です。

 

外出先では、パソコンよりもスマホなどモバイルデバイスを使った方が手軽な場面が多いからです。

 

また、DocumentsSpread SheetsSlidesなどのファイルを保存でき、複数ユーザーが同時作業することも可能です。

 

ですので、複数のメンバーで役割分担して作業することも可能です。

 

例えば、Documentsのうち、1ページ目から10ページ目まではAさんが、11ページ目から20ページ目からはBさんがそれぞれリアルタイムに添削することも可能なのです。

 

ちなみに、DocumentsSlidesでは最大10人、Spread Sheetsでは最大20人同時に作業できます。また、閲覧だけなら、最大200人同時に可能です。

 

ファイルをリアルタイムに共有して編集できることは、Gsuiteの大きな強みです。そして、これが業務効率化につながります。

 

データとデバイスの安全性

安全性についても、世界トップクラスの技術力を誇るGoogle社が万全の体制を作っています。

 

2段階認証プロセスなどのセキュリティ設定だけでなく、エンドポイント管理を用いればデバイスが紛失したり社員が退職した際にもデータの安全性を確保できます。

 

また、Vaultを用いれば、過去のメールやチャットをアーカイブ化して、指定した期間保存することが可能です。

 

さらに、管理コンソールを用いれば、セキュリティ設定が容易に行えます。

 

それでも困ったことがありましたら、Googleサポートにお申し付けください。メールやお電話で、24時間365日利用可能です。

 

 

まずは14日間無料で始めてみませんか?

いかがでしたか?Gsuiteの3つの特徴について紹介しました。

 

GsuiteにはBasicプラン、Businessプラン、Enterpriseプランの3プランがあり、プランごとに利用できるサービスの範囲が異なります。

 

14日間無料で利用できますので、まずは試しに始めてはいかがでしょうか?

 

 

業務効率化をあなたの「カワリニ」

 

ギルドプロジェクトでは、業務効率化サービス「カワリニ」を提供しています。

 

この記事で紹介したGsuite以外にも、様々なツールを用いてあなたの会社の業務効率化をお手伝いします。

 

まずは下記LPから、無料でご相談ください。

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