仕事の効率化とは?無駄な時間を少なくすることで、使える予算を増やす!

職場では意外と無駄だと感じていながらも、仕事だからと我慢している事はないでしょうか?実はそれは無駄な業務であり、もっと効率化することで、プロジェクトで自由に使える予算が増えることで、もっと実現出来ることが増えたりと良いことがあります。 今回はそんな効率化の観点の話です。
「カワリニ」編集部

こんにちは!フリーランスでゲームのプログラム開発をしているエルです!現在は業務委託として、会社に常駐する形で働いています。

最近、仕事をしている中で感じたことで、この作業は無くすことで仕事の効率化につながるのではないか?と思ったことを書いていきたいと思います。

一見当たり前に見えることも、よく考えて見るとおかしい?と違和感を感じることは意外と良くあることだと感じています。
おかしい部分は冗長であったり無駄な部分であることが多いです。しかし、提案しても採用されないではないか?と思う事もあるかもしれません。
今回はその点について深堀りしていきます。

 

無駄を見つける

当たり前ですが、まずは無駄な部分を見つけましょう

これを見ている方は、現在の業務において「これは無駄なのではないか…?」と思っているかもしれません。
それは間違った感性ではなく、ある意味正しいものです。今までの経験上、そういったものが無駄である場合が多いです。

もちろん、そのいった無駄な作業が無いほど業務は効率化出来ます。

特に今はテレワークが増えた関係で、突然増えたルールも多いかもしれません。
そんな時には上司に対して、改善の提案してみるのをオススメします!

 

改善点をしっかり伝える

無駄な部分は問題点であることが多いです。それをしっかり改善点として伝えるということも大事になってきます。

よくある展開として、問題点は見つけたが伝えても変わらないから…と伝えないパターンがあります。
非常に勿体ないと感じます。

最近自分がツイートした内容で例を書いていたので下記に貼っておきます。
https://twitter.com/el_blogs/status/12705542783613952

見て頂ければ分かりますが分かりやすく説明すると、
毎日無駄な時間が10分発生する仕組みだと、平日20日の月は200分。 30人のチームだと6000分無駄になるので、チーム全体で100時間。 毎月約0.5人分無駄。 結果的にはプロジェクトに半年間1人増やすことが出来ます。

改善点を伝えるときは具体的な数字であると、言われた相手もより実感しやすいですし、メリットを具体的な数字で示してあげる事で、伝えられた側もイメージがしやすいです。
さらに具体性のある資料が提示されれば、他のメンバーや決済者である上司にも、そのまま共有ができるので効果的です。

文句を言うだけでなく、課題や改善された後のイメージが共有できると、提案を採用してもらえる確率がグッと上がります

逆に自分が言われた側だとしたら?と考えると分かりやすいです。
〇〇という意見もあります。と伝える内容が、そのまま聞いた話だとやりやすいのではないでしょうか?

変に自分の意識が入らない分、客観的に伝えることが出来ます。
言われた側が、そのまま引用しやすい例だとより良いと言えます。

 

外部の目を入れる

自身が業務委託として入っていたからこそ、今回のような職場での問題点を提起出来たとこも言えます。
社員さんだと、周りに気を遣って指摘できなかったり、伝えたものの会社のルールだからと言われて採用されないということが起きがちです。

そんな時に外部から入っている、派遣や業務委託といった客観的に見た上で発言出来る存在という役割の人が重要になってきます。
ある意味で責任が無い状態で提案できるため、客観的に現状を見た上で提案が出来ることがあります。

また外部の人間は、これまでに複数の組織で働いてきた経験をしていることも多く、社員では気づかなかった提案をしてくれる場合もあります。
意外と自分では客観的に見ているようで、今のルールに当てはめているなと感じる人も多くいると感じています。

そんな時はいっそ外部の目を入れることをオススメします。
今まで社内では遠慮して言えなかったことを、外部だからこそ言えることも増えると感じます。

新しい風を入れていく!という観点でも、社外からの視点を入れて見てはいかがでしょうか。

 

 

今回のポイントとしては、

・無駄を見つける
・改善点を具体的な数字で伝える
・外部の目を入れる

という部分です。
まずは問題点を洗い出し、その改善点を数字で明確にしていきます。
その上で更に外部の目を入れることで、自分達では気付けなかった部分にもメスを入れることが出来てきます。

まずは自社内で問題点だと思っていた部分を見つけるところから始めると、効果的に改善出来ると思います。

 

 

 

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