SaaSとは？

「Softwere as a Service」の略で、クラウドサーバーにあるソフトウェアを、インターネットを経由しユーザーが利用できるサービスの事を指します。

一番身近にあるSaaSの代表例は「Gmail」です。

会社でメーラーを使ってメールの送受信を行っている方も、まだ多くいると思います。
そのメーラーは自分の使用しているパソコンにインストールする必要がありますが、Gmailの場合はメーラーをインストールしなくてもWeb上で全てが完結します。
このようにクラウド上で動作しており、そこに接続するだけでサービスを使用することが出来るのが「SaaS」になります。

SaaSの特徴

特徴としては下記の２点があげられます。

インターネット接続が必要

先ほども少し触れていますが、インターネットを経由して操作する関係でネット接続が必須になります。
必須な代わりに複数のデバイスから、データ移行の手間が無くとも同じデータを使用することが可能です。

よくある例として、
会社ではデスクトップパソコンを使っているが、会議中はノートパソコンを使用し、移動中も見れるようにスマホにも設定する。
のようなことも可能になります。

リモートワークになった際も、同じアカウントで繋げるだけで同じデータを見ることが出来ます。

複数人で同じファイルを共有・編集できる

これは例として、Gmailアカウント作成時に使用可能となる「Googleドキュメント」が分かりやすいです。
Googleドキュメントは、とても簡単にいうとオンラインで使えるWordだと思ってください。

その作成したスプレッドシートに共有の権限をつけファイルが置いてあるURLを教えることで、自分以外の人も使えるようにすることが出来ます。
編集の権限があった場合は、接続している人全員がそのデータを編集することができます。
議事録をメールに添付して送信。という形で議事録を共有していることもあると思います。

予め議事録のフォルダを作成しておきそのURLを全体に周知しておくことで、議事録のGoogleドキュメントが置いてあるフォルダで過去の分を含めて一覧で見ることができます。

同時に編集・閲覧が可能なため、会議終了後のチェックをせずとも会議中に間違った内容を修正依頼出来るなど、利点が多くなっています。

SaaSのメリット

上記で記載してきたように、SaaSにするメリットとして下記があげられます。

導入コストが安くすむ

Gmailの例ではGoogleストレージの拡張をしない場合無料で使えますが、マイクロソフトのOffice365(2020年4月22日以降、マイクロソフト365と名称が変わるようです）のような月額で課金をする形式を取ったものもあります。

そういった月額の課金の場合、プロジェクトに参画した or 稼働が空いた・終わった作業者のアカウントを増減することで、柔軟に対応することができます。

社内サーバーのように毎月コストがかかるようなものを、クラウドに移行しオンラインストレージ化することで社内で管理するのはクラウド上のデータにすることも可能になり、毎月のランニングコストや初期費用を抑えられます。

また、インターネットに繋がればWeb上で同じサービスを受けられるため、パソコンのスペックがそこまで求められないという点も大きいです。

ユーザー側のソフトウェアの管理が不要

社内で開発しているわけではないため、ソフトウェアの管理に関してはサービスを提供している契約先に一任出来るため、セキュリティ面やトラブル対応・サービス拡張作業等を社内でやる必要が無くなるため、ランニングコストを抑えることができます。

SaaSのデメリット

次にSaaSを導入する上でのデメリットですが、下記となります。

ソフトウェアを自社用にカスタマイズしづらい

サービスを提供している側も、多くの企業に使われる機能を盛り込んでいます。
そのため、自社に特化した機能を追加して欲しいと依頼しても対応してもらえず、既存の機能を組み合わせた形でどうにかすることもあります。
その影響で予定していた準備が出来ないことが分かり、運用方法を変更する必要も出てきます。

メンテナンスやシステム障害が出ている場合は何もできない

よく聞く話かもしれませんが、使用しているサービスがメンテナンスに入ったり・システム障害が起きた場合、当然復旧するまでそのサービスを使用することが出来なくなります。

メンテナンスは緊急なものじゃない限りは事前に連絡がありますが、システム障害の場合は突然繋がらなくなり使えない状態になるので、困る事があります。

まとめ

SaaSについてイメージが出来たでしょうか？

今まで社内で使用してきたような流れとは違い、社外のサービスを使うことで社員の作業が効率化され、空いた時間を他の作業に割り当てることが可能になってきます。

この記事を見て頂いた方が、仕事でのコミュニケーションを円滑に進められるようになっていれば幸いです。

ギルドプロジェクトでは、こういったSaaSの導入や、マニュアルの作成、決裁者への意思決定の手助けなどの業務効率化を代行する「カワリニ」というサービス展開しております。
問い合わせは無料で対応させていただいております。
社内SEがおらず専門ではない方がこういった作業をされているような場合や、外部に委託したかった等お気軽にお問い合わせください。