ツール導入前に読むやるべきこと

ITツールはじめの一歩!ツール導入前に読む「失敗しない」ためにやるべきこと

「新しく利用したいITツールがあるが、何から始めたらいいかわからない」「ひとまず購入してみたけど、このあとどうしたらいいの」という方へ。実際の現場で経験した、つまづきやすいポイントを知っていただくことで、ツールの導入前の不安を軽減し、ツール導入のはじめの一歩を踏み出していただけるかと思います。
「カワリニ」編集部

こんにちは、フリーランスエンジニアのアイザワです!

自宅を拠点に、リモートワークでお客さま企業のIT関連業務のサポートをしています。

 

新型コロナウイルスの影響もあり、在宅勤務やリモートワークへの移行に伴って、ZoomやSlackに代表されるITツールの導入を依頼されることも増えてきました。

 

そこで今回は、ITツールの導入をスムーズに行うためのポイントをご紹介します。

 

ここ数年では、営業活動の自動化のためのSalesforceや、データ一共有のためのKintone、請求書発行に楽々明細など、数多くのITツールが出現し、テレビCMや広告で目にすることも多くなりました。

 

しかし企業のIT担当者や各部門のマネージャーの中には、「新しく利用したいツールがあるが、何から始めたらいいかわからない」「ひとまず購入してみたけど、このあとどうしたらいいの」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 

今回ご紹介するポイントは、できること・できないことを知る、目移りしない、ツールを補助する、専門家を頼るの4つです。

 

私が実際の現場で経験した、つまづきやすいポイントを知っていただくことで、ツールの導入前の不安を軽減し、ツール導入のはじめの一歩を踏み出していただけるかと思います。

またIT ツールを導入して一定の期間が経つけれども、なかなかうまく利用されていないと感じられている場合も、状況が改善されるヒントがあると思いますので、ぜひ試してみてください。

できること・できないことを知る

まずは導入するITツールを使って、できること・できないことをしっかりと知ることが大事です。とても当たり前なのですが「簡単に使える」「だれでも使える」のような誇大広告を素直に受け取って、導入してみたものの、想像よりも活用が難しく挫折するパターンをよく見かけます。

 

できることを知るために大事なことは、マニュアルを読むことです。私も以前はそうでしたが、ITツールの導入時にマニュアルをきちんと読んでいる企業の担当者の方は、ほとんどいませんでした。

 

遠回りなようですが「マニュアルを読む、侮るなかれ」。マニュアルを読まずに「実はこれができた」「便利な機能があって、回りくどい使い方をしなくてよかった」という無駄を防ぐことができます。

 

ページ数の多いマニュアルを読むのが辛い…という方は、開発元や運営元が公開している公式のレクチャー動画を見ることをおすすめします。

大抵どんなツールでも全5回、各10分程度の動画で、どんなことができるかをレクチャーしてくれています。

 

たとえばこちらkintoneのレクチャー動画です。

 

おすすめの視聴方法は、動画の再生速度を上げることです。1.5倍か1.75倍にしてもだいたい聞き取れるので、結構な時間短縮になります。

動画は視聴速度を上げる

さらにITツールの理解に効果的なのが、運営元以外のユーザーが公開しているブログや説明動画です。

 

公式では「できること」を紹介する動画が多いですが、ユーザーが公開しているブログや説明動画は、そのツールでは「できないこと」や、必ずつまづく「独特な操作方法」について解説してくれていることが多いです。

 

 

またマニュアルにはない、不可解な動作や不具合が発生している部分や、その回避方法も説明してくれています。

どんなに有名なITツールも発見されていないバグや解消されていない不具合は必ずあるため、このような情報を知れることは、ツール導入の大きな助けになります。

目移りしない、じっくり腰を据えて取り組む

先にお伝えしておくと、導入を進めている期間に、他のITツールがよかったかもしれない…と目移りする可能性が高いです。しかしグッと堪えて、まずは2〜3ヶ月は腰を据えて取り組みましょう。

 

ITツールは非常に多くリリースされているため、新しいものに目移りして手を出しているうちに、結局導入できずに何年も立ってしまう可能性があります

 

反対に、どう検討しても企業の課題やケースに合わないツールもありますが、すぐに諦めず一定期間使ってみることをおすすめします。

市場のシェアが大きいことを理由に導入したツールでも、あまりにも現在の状況に合わず、利用が現実的できないというケースにも何度かぶつかりました。

 

こういったケースでは、そのツールを利用した経験から、課題解決ができない理由を分析して、次のツールを選定する資料にすることが近道だと考えます。

 

このとき一点注意していただきたいのが、システムエンジニア出身の方が導入に参加している場合です。

「自社で開発した方が早いのではないか?」という思考から、悪気なくツールの批判をしたり、導入を遅らせる原因になるケースを何度か見てきました。

 

自社で開発する場合、開発にかかるコストだけでなく、常時発生するメンテナンスや問い合わせ対応、問題が起きた場合の対処や、個人情報漏洩対策などなど、検討事項は思ったより多いです。

 

ITツールを利用する場合は費用や導入のための準備は必要ですが、面倒なことの全てまたは一部をITツール自体や運営元のスタッフにお任せできることは非常に強力です。

 

ITツールを補助する工夫をする

便利なツールだけど一部機能が足りず「痒いところに手が届かない」と感じる場合はITツールを補助する工夫をしましょう。残念ながら1つのITツールですべての業務課題を解決することは、ほぼありません。

 

例えばアップロードが必要なデータの形式が特殊な場合など、エクセルやGoogleスプットシートで専用のフォーマットを作るなど、ITツールの利用をサポートすることも検討しましょう。

 

またITツールに必ずといってほど搭載されている機能で、取り扱いに注意が必要なのが、メッセージを送る機能です。

やりとりの履歴を残すという意味では大変便利なのですが、SlackやChatworkなどのチャットツールを利用している場合、「ITツールの方のメッセージ見てなかったー」「どっちで送った?」という事件が頻発します。

 

こういった場合は、メッセージのやりとりはSlackやChatworkで統一をして、ITツールのメッセージにやりとりした内容をコピーして残して置くことをおすすめしています。

専門家を頼る

ITツールの導入を進める上で効果が高いのは、そのITツールの専門家に手伝ってもらうことです。

 

私も大規模なITツールの導入プロジェクトでは、コンサルタント契約で専門家に参加してもらうことがあります。

例えばSalesforceのコンサルタントに相談やMTGで1時間1万円ほどお支払いしますが、その効果は絶大です。自分で何時間調査してもわからなかったことが、ものの数分で解決してしまいコストの観点からみてもかなりお得です。

またITツールの運営元のサポートと異なり、他のツールを併用するなど柔軟な対応方法を教えてくれるというメリットもあります。

 

現在では、大小さまざまなITツールが存在していて、それを組み合わせることで業務を効率化していくことが増えてきました。

日本ではまだまだマイナーなツールでも、海外では圧倒的なシェアを持ち、日本よりも安価で便利なツールも多く存在しています。

そのため、一人のコンサルタントに協力してもうらうだけではなく、さまざまな専門性を持ったチームに協力を依頼することも効果的だと感じています。

まとめ

ここまでITツール導入時のポイントを解説してきましたが、役に立ったでしょうか?

広告やCMで語られているほど簡単には行かないことが多いかもしれませんが、今回ご紹介したように、マニュアルや解説動画から始めて一歩ずつ、じっくり腰を据えて便利に活用するための工夫を続けることで、ITツールの導入は進んでいきます。

 

最後になりますが、ITツールの恩恵を得るための前提として、ITツールの機能や操作に合わせて、業務を変える視点を持つことをおすすめしたいと思います。

現在の業務に合わないからという理由でITツールの導入を諦めてしまったり、使えないITツールだと決めつけて悪い噂を流したという話もたびたび聞きます。

市場でシェアの大きいITツールは、利用する会社の業務に合わせて柔軟に操作を変更できるものが多いのですが、一部自社の業務と違う部分があると断念してしまうというケースもあります。

 

しかし優秀なITツールはベストプラクティス(既に多く実践され、うまくいった業務の知識)にそって設計されているため、ITツールに合わせて業務を変えることで生産性が飛躍的に上がることもあります。

例えば営業活動を自動化するSalesforceというツールには、『THE MODEL』という書籍でも紹介されている、Salesforce社の営業活動の知見が強く反映されているため、カスタマイズせずに利用した方が売り上げにつながったという場合もあります。

 

またこれは私がIT企業で働いていたときに海外支社から異動してきた上司から聞いた話ですが、海外の一流企業では、導入したITツールを使いこなすことが昇進の評価基準の一つになっているため、導入企業の協力体制がよく、ツールの導入が大変スムーズだったと話していました。

この話は極端かもしれませんが、ITツールの導入を諦めて非効率な業務に戻ってしまうよりも、業務自体を変えるという視点を持って導入を進めることもポイントになるかと思います。

 

今回ご紹介したポイントをひとつでも実践いただき、ITツール導入のはじめの一歩としていただけたら幸いです。

 

ギルドプロジェクトでは、現場で使用しているツールに代替するツールの提案やSaaSの導入、決裁者への意思決定の手助けなどの業務効率化を代行する「カワリニ」というサービス展開しております。

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