リモートワーク待ったなし!「使ってもらえる」ITツール導入時の4つのポイントと心構え

新型コロナの影響でリモートワークが推進され、zoomやslack、trello、GsuiteなどのITツールを導入する企業様が増える中、なかなかITツールを「使ってもらえない」というお悩みを解決するための4つのポイントをご紹介します。
「カワリニ」編集部

こんにちは、フリーランスエンジニアのアイザワです!

自宅を拠点に、リモートワークでお客さま企業のIT関連業務のサポートをしています。

コロナの影響でリモートワークが推進され、zoomやslack、trello、Gsuiteなどのコミュニケーションツールやタスク管理ツールを導入する企業様も増えてきています!

 

そんな中、これから社内のIT化を進めていこうという担当者様の中には「なかなか浸透しないんだよね」「昔使ってたんだけど、いまは使われなくなったんだよね」と苦戦されている声もちらほら。

社内の情報共有のためや、社員の方が利便性向上、またはコスト削減のためにと導入をしてみたものの、社員の方からは「エクセルで管理してるので」「メールでこと足りるので」「わたしIT苦手なので」などなど、、、で心が折れてしまうこともあります。

 

今回は、なかなかITツールを「使ってもらえない」というお悩みに対して、私が実践して効果のあった4つのポイントをご紹介します。

お客様の中には、導入前は「わたしIT苦手だし、できるかなあ」と不安そうだった40代の事務の女性が、いまではご自身で新しい使い方を覚えて、作業時間をどんどん短縮しているようなケースもあります。

 

4つのポイントとは、理解、想像、ビジュアル化、共同作業です。また、これらを実践するのに効果的な心構えをご紹介します。

すべて実践いただけると効果的ですが、1つでもぜひ試してみてください。

 

理解(相手のことを知る)

導入する(した)ツールがどんなにすばらしく、どれだけ生産性を向上させてくれるのかを熱く語ることも大事です。しかしまずは使ってもらいたいと思っている相手がどんな人かを知ることが重要です。

実際にそのツールを使う人が、メールを使うのがやっとの初老の人なのか、デジタルネイティブでこだわりの強いITオタクなのかで、対応は全く異なります。まずはヒアリングして、相手のことを知りましょう。

 

会話のきっかけはざっくばらんに「普段どんな仕事してますか?」くらいがおすすめです。普段どんな業務をしているのか、どんなツール(エクセル?ワード?)を使って何の仕事をしているのか、メモや付箋、スケジュール帳も使っているのか。

上司の愚痴や、今日あった楽しいこと、なんかも聞いてみると、あとのステップでレクチャーする時にも会話がつながりやすかったりします。

 

話を聞いてみると「Bccの使い方を知らない」「エクセルを使っているけど、SUM関数を使わず全セルを足している」などなど、意外とびっくりすることが多いかもしれません。

私は先日「ノートパソコンが、MacかWindowsかわかりません」と言われて、一瞬止まりました。(「パソコンのふたにりんごマークがあったらMacです、たぶん」と答えました)

 

ヒアリングすると想像以上に現場は「IT」に苦戦していて、マニュアルを渡すだけで新しいツールが使えるようにならないだろうな、ということがわかってきたりします。

私は、①どんな業務をしているか、②どんなツールをどのぐらい使いこなしているか、③マメな人かどうか(何回か教えた方がいいかどうかの目安になるので)、くらいは最低限事前に把握するようにしています。

想像(利用シーンを具体的にイメージする)

使ってもらう相手のことが少し理解できたら、次は相手がITツールをどのように使うかを想像するということが大切です。こうすることで使い方を説明するときにスムーズに話せますし、効果的な使い方を思いついたりします。

まずはヒアリングした業務の内容から、作業の流れをメモ程度でまとめてみましょう。細かく洗い出してもいいですが、レクチャーしながら細かいことは詰めるので、ざっくりしたもので構いません。

 

例えば、下記は私が実際に「サイトへの記事掲載の業務」をTrelloというタスクツールで管理をする際にまとめた内容です。


① 記事の掲載依頼を受ける
② 掲載依頼元にメールで、必要情報を聞く
③ 情報が収集できたら、ライターさんに記事の制作を依頼する

 

ここまでできたら、業務の流れのあいだに、ツールをどう使うかをメモしていきます。


① 記事の掲載依頼を受ける
 ★ Trelloに依頼内容を登録する
② 掲載依頼元にメールで、必要情報を聞く
③ 情報が収集できたら、ライターさんに記事の制作を依頼する
 ★ Trelloに記事作成カードを作る
 ★ 3営業日以内に進捗がなければ確認の連絡をする

こうすると、
このときツールの使い方と関係なく、業務上やったほうがいい(と思ってたけどやってなかった)ことが見つかったりします。

たとえば 上記の「3営業日以内に進捗がなければ確認の連絡をする」がそうです。
業務の改善ポイントが見えてくるのも、「想像」することの副次的な効果です。

ちなみにこのライターさんは、タスクツールの使い方の説明をしただけで、ご自身で早めに進捗を上げてくれるようになりました 笑

 

ビジュアル化(分かりやすく画像で伝える)

いままでは準備でしたが、ここからは説明やレクチャーをして、実際に使ってもらう段階に入ります。ここで大事なことは、目で見てわかるビジュアル化です。

マニュアルを作るとまでは言いませんが、話だけ文字だけではなかなか伝わりません。スクリーンショットの画像一枚、さらに一工夫あるだけでも、使ってもらう確率が上がってきます。

 

幸いに、最近のITツールはセットアップも入らずにすぐ始められるものが多いので、ちょっとした「ビジュアル資料」を作るのも簡単です。
ITツールの営業でもデザインのみの試作品やデモなどの「ビジュアル資料」を作ることで購入に至る確率が変わってくるそうです。

 

たとえばTrelloのようなタスク管理ツールであれば、「想像」で作った業務の流れメモに合わせて、サンプルのタスクボードを作ってしまします。

 

またビジュアル化におすすめのツールで、Gayzoというツールがあります。これは画面のスクリーンショットに、文字や線が描けて相手に送れるという優れものツールです。ちょっとした操作方法を伝えたいというときにもかなり便利です。

Gyazoの利用例

 

さらにすごい機能は、「Gyazo GIF」という機能で、自分が実際にした操作を短い動画を撮って、相手に送ることも簡単にできます。

Gyazo GIF

 

共同作業(一緒にやる、資料に残す)

最後のポイントは共同作業、一緒にやるということです。どんなに完璧なマニュアルを渡しても、やらない人はやりません。また、やる気がある人でも、ちょっとつまずくと諦めてしまい、とってももったいないです。

余談ですが、海外の有名なITツールの会社に問い合わせをすると、ほぼ即レスで「ビデオ通話かチャットしましょう」と返ってきます。一緒にやって素早く解決することが徹底されているのだと思います。

 

おすすめはリモートワークの方もそうでない方も、WEB会議ツールやビデオ通話ツールを使うことです。

zoomなどのツールにはかならず「画面共有」という機能があって、レクチャーする人が、自分のパソコンで実際操作している様子を伝えることができるので、ビジュアル化という観点でもとてもわかりやすいです。

 

さらに使ってもらえる確率が格段に上がる強力な方法があります。
それはレクチャーの様子を「録画する」ことです。

どんなに集中してメモを取って覚えようとしても、いざ一人でやってみるとできないものですが、レクチャー動画を見返すことで何度でも自己学習ができます。

 

私もこれを実践するようになってから、一度教えただけで、その後ほとんど質問されることなく、お伝えした通りに使ってもらえるようになりました。

zoomの機能やパソコンの画面を録画できるツールを使うことで、レクチャーの様子を録画することができるので、録画して社内のファイルサーバーや共有ドライブにいれておきましょう。ただし、セキュリティには十分お気をつけてください。

 

まとめ 気長に待つ ー 心構えが大事。

ここまで、IT ツールを使ってもらうためのポイントをご紹介しましたが、お役に立ったでしょうか?

 

最後に私がITツールの導入するときに大事にしているのは、「気長に待つ」ことです。

日々の忙しい業務の中で、いままでのやり方を変えることは、簡単なことではありません。
一度使ってくれるようになったのも束の間、いつのまにか忘れ去られていることもよくあります。

しかしながら何度も同じ過程を繰り返しながら「2、3ヶ月後に使えるようになる」と信じて、気長に待つようにしています。

 

このとき「理解」や「想像」のステップで作成したヒアリングのメモや業務フロー、「ビジュアル化」した画像、「共同作業」で撮影した動画が、再利用できる資産になっていきます。

すぐには変わらなくても、使える人が一人、二人と増えていくことで、必ず生産性も向上し、無駄なコストが削減されたり、新しい仕事に手を出せたりと効果が出てくるはずです。

 

近年のリモートワークの推進や、デジタルトランスフォーメーションの波から、たくさんのITツールが世に出ては、消えていくような時代になったなと感じています。

去年まで便利に使っていたものが、サービスが終了して使えなくなったり、もっと画期的なツールが出たりと目まぐるしく変化していくことが予想されます。

ただ、そのIT ツールを使えるようになるまでの過程は毎回同じで、今回ご紹介したようなポイントが毎回使えるのではないかと考えます。

勇気を持って、会社や組織のために新しいITツールを導入を決めて、普及するまでの流れを何度も繰り返すことで、変化に強い柔軟な組織に成長していきましょう。

 

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