メール配信ツール導入で、作業量を大幅削減。アルバイトスタッフ様ご自身で運用が可能に

1件ずつのメール作成で時間がかかる上、抜け漏れやミスも発生。ツール導入も検討するも、ルールの策定やレクチャーの時間が取れない。そのような悩みを持つお客様にメール配信ツールの導入を提案しました。一度のレクチャーでスタッフ様ご自身で運用が可能になりました!
「カワリニ」編集部

イベント告知や案内メールなどのメール配信が大量にあり、管理しきれない。

ご相談をいただいたお客様は、地方自治体や企業を対象に、イベントの企画から運営までを実施されていました。

CEO、COOを筆頭に、社員様は地方への出張、イベントの開催や新しい企画の作成、提案で忙しくされている場合が多く、連絡業務はアルバイトスタッフ様に依頼していました。

しかし1件ずつのメール作成で時間がかかる上、多くの作業をこなす中で抜け漏れやミスも少なからず発生する状況でした。

ツールの導入も検討されていましたが

「どのメール配信ツールが良いのかわからない」

「ツールを使ったメールの配信ルールの策定」が必要

「レクチャーの時間が取れない」

などが理由で検討を断念されていました。

メール配信ツール導入で、作業量を大幅削減

このような状況の中、業務効率化サービス「カワリニ」にご相談をいただいて、業務効率化の第一弾としてメール配信ツールの導入を提案させていただきました。

下記のようなお客様のビジネスにあったメール配信サービスの選定からはじめました。

・宛先の顧客リストに対して、メールを頻繁に送信する

・顧客リストが800件程度、今後増える可能性あり

・操作するスタッフ様が比較的ITに慣れていない

メール配信ツールとしてBenchmark Emailを選定

検討の結果、海外の企業が運営しているBenchmark Emailというメール配信サービスを利用することにしました。

選定理由は、価格が手頃で顧客リストの件数にあわせてプランが柔軟に変えられること、配信数に上限がないこと、日本語化されていてマニュアルがあり、覚えるのが難しくないこと、などです。

選定した中で日本の企業が運営しているメール配信サービスは価格帯が高いように見え、またMailChimpなどの無料で使える海外のメール配信サービスは、日本語化されておらず、ITになれていないスタッフ様には扱いが難しい(自分も難しい汗)と考え、今回の選定からは、はずしました。

配信のためのすべての準備をカワリニ

選定後は、カワリニスタッフで、かかる費用のシミュレーション、コピーして使えるメール配信テンプレートの作成、各種設定などを代わりに対応させていただきました。

その後、スタッフ様への簡単なレクチャー資料とWEBミーティングでのレクチャー、操作方法の練習を経て、実際に業務で利用していただきました。

業務、Slackでやりとりさせていただき、慣れるまでご質問にお答えするという形でサポートさせていただきました。

アルバイトスタッフ様ご自身で運用が可能に

カワリニのサービスでは、WEBミーティングでのスタッフ様へのレクチャーの様子を、動画で撮影して共有しています。

こちらの動画を見ながら繰り返し学んでいただいたことで、一度のレクチャーで、その後はスタッフ様ご自身で運用が可能になりました!

作業実績を管理表を確認するだけで配信のミスも限りなく少なくなり、今まで送付できていなかったクライアントへの連絡や対応に時間を使えるようになりました。

宛先の顧客企業も800件から4,000件ほどまで増え、お客様のビジネスチャンスにもつながっています。

今後について

現在では、Gsuiteの導入など、定型業務をITツールで効率化することで、コアな業務に集中する時間を作ることを進めています。

またコーディングの必要なくサイト制作ができる「STUDIO」の導入サポートを通して、お客様ご自身のサービスの強化にも協力できるようになってきています。